Les internautes passent plus de quatre heures par jour à se connecter à l’internet et à rechercher un produit ou un service. Par conséquent, les médias numériques sont incontournables pour les entreprises qui cherchent à développer de solides stratégies numériques. Ils deviennent également de plus en plus importants pour les événements créatifs et immersifs. Un événement numérique vous permet d’atteindre le plus grand nombre de clients potentiels dans un environnement nouveau, créatif et interactif.

Définition d’un événement digital

L’avènement de la technologie numérique a permis à beaucoup de conserver une communication directe avec le monde extérieur, que c’est avec des collaborateurs ou des clients, grâce à une nouvelle façon de travailler et de communiquer à distance. Il s’est transformé en une nouvelle façon de travailler et de communiquer. Le secteur de l’événementiel a également été totalement bouleversé par le numérique. Les réunions, les rendez-vous professionnels, les conférences, les ateliers, les salons professionnels et même les fêtes d’entreprise sont réinventés dans un format interactif plus inclusif et participatif : l’événement numérique est né. Un événement numérique, également appelé événement simulé, événement en ligne, reprend les codes d’un événement physique en utilisant les capacités des ressources numériques. Il s’agit donc d’une expérience en ligne à laquelle vous participez à distance, depuis votre maison ou votre bureau. Les participants pourront assister à des rassemblements en ligne, participer à des séminaires et établir des contacts avec d’autres participants, tout comme ils le feraient lors d’un rassemblement en personne. Il convient de noter que la plupart des événements digitaux vous permettent d’assister à une rediffusion des différents moments forts. Pour plus d’informations sur un événement, cliquez ici.

Comment cela fonctionne-t-il ?

En tant que participant à un événement digital, vous serez immergé dans un tout nouvel environnement entièrement adapté à vos besoins. Un événement digital, contrairement à un événement physique, n’est pas intrinsèquement linéaire. Chaque participant a un contrôle total sur le déroulement de sa journée. La première étape consiste à s’inscrire, ce qui peut se faire soit avec le site vitrine de l’événement, soit directement sur le site web, soit par une connexion envoyée par email. Il est également nécessaire de s’inscrire aux différentes sessions de l’événement et de personnaliser son planning. Chaque session commencera par un e-mail automatique vous rappelant l’heure de début. Si vous vous êtes inscrit à l’événement, vous pourrez assister à une réunion en direct ou à une formation en conférence, participer à des séminaires, programmer des rencontres avec des experts, établir un réseau avec les autres participants ou vous former en utilisant des ressources partagées, selon le programme de l’événement. Grâce aux dispositifs de mise en réseau, chaque session est hautement participative. L’objectif est de rendre l’expérience de vos participants la plus naturelle possible tout en la rendant aussi chaleureuse que possible.

Les avantages de l’organisation d’un événement digital

Pour rendre un événement en direct engageant et créatif, il faut l’exécution d’une stratégie numérique réussie. La technologie numérique maximise le potentiel d’un événement et encourage son exécution. Choisir d’organiser un événement en ligne vous permet de faire tomber les barrières régionales et de toucher un public national ou étranger. Votre public ne se limite pas aux personnes que vous avez invitées aux événements physiques précédents ; grâce à une communication numérique efficace, le public peut être beaucoup plus large et diversifié. Un événement digital permet de réaliser d’importantes économies de temps et d’argent. Il n’y aura plus de location d’espace, de traiteurs ou de technicien. Avec une équipe numérique réduite, vous pouvez planifier votre événement. Il n’y a plus de restrictions quant au format ou au nombre de participants. Il n’y a pas lieu de s’inquiéter si vous modifiez les paramètres de votre plateforme. Les parties prenantes examinent constamment l’effet carbone des activités. L’organisation de l’événement au format numérique vous permet de minimiser considérablement votre empreinte environnementale en évitant, entre autres, les déplacements, les cadeaux publicitaires, les impressions et la scénographie jetable. Un événement numérique vous permettra de recueillir des informations détaillées sur vos participants et leur parcours, ce qui vous permettra de mieux comprendre vos objectifs et d’évaluer le déroulement de l’événement.

Les contraintes d’un événement digital

Malgré ses nombreux avantages, un événement à distance présente tout de même quelques inconvénients qu’il convient d’aborder. Tout d’abord, et cela peut sembler évident, les événements digitaux excluent toute interaction humaine. Pour y remédier, il est essentiel de privilégier les interactions directes avec vos participants, de préférence sous forme de vidéo, afin de conserver la composante émotionnelle de la réunion physique. En outre, il est difficile pour les organisateurs de maintenir le même niveau d’attention de la part de chaque participant. Le public sera plus facilement diverti par son chat lorsqu’il participe à un événement numérique, et sera donc moins attentif. Et si le phénomène se produit dans une situation de face-à-face, il sera plus perceptible dans un événement distant, car il peut être quantifié. Il est important d’impliquer le public en lui donnant la parole et en l’encourageant à communiquer et à participer afin d’éviter le décrochage. Cependant, il est également important de se concentrer sur le rythme de votre événement afin de maintenir la dynamique au cours de la journée. Des formats innovants et divertissants peuvent encourager une plus grande concentration et une meilleure mémoire de travail.

Comment organiser un événement digital ?

Si la planification d’un événement digital devait être plus facile que celle d’un événement physique, il ne faut pas négliger la préparation et la coordination de votre événement. La première étape, tout comme pour un événement frontal, consiste à définir spécifiquement les buts de votre événement afin de déterminer votre objectif. Vous serez alors en mesure de déterminer le matériel nécessaire à exprimer. Ensuite, afin de structurer l’événement en différents temps : temps faible, temps fort, temps d’échange, temps d’écoute, et ainsi de suite, il vous faudra construire un planning complet ou un logiciel. En travaillant sur le calendrier et les différents formats, l’événement sera plus diversifié et plus attrayant, ce qui réduira le nombre de personnes qui abandonneront. Il est important de créer des exigences techniques. Ainsi, vous formaliserez les exigences en tenant compte des fonctionnalités prévues ainsi que des contraintes de budget, de délais et autres. Cette spécification vous permettra de comparer objectivement les solutions actuelles. Enfin, une fois que vous avez opté pour une solution, vous devez vous former à son utilisation. Ensuite, vous devrez la personnaliser et y ajouter votre matériel. Il est essentiel de préparer les ressources humaines nécessaires au fonctionnement du réseau pendant l’événement. Après l’événement, réservez du temps pour le débriefing et l’examen des résultats afin de pouvoir noter les bons résultats et les domaines qui doivent être renforcés.