Pour une meilleure planification des tâches, il faut le répartir à l’aide d’un tableau de réparation de travail. Il existe des solutions logicielles qui facilitent la réalisation de ce tableau. Cela prend en compte différent paramètres : risques, performances, qualité, coût et délai.
Tableau de répartition des tâches : la base d’un travail d’équipe
Le tableau de répartition ou Program board consiste à établir l’ensemble des tâches à maîtriser pour les postes de travail et à identifier les dépendances entre eux pour les différentes équipes. Le chef d’équipe est le premier responsable dans la répartition des tâches au sein de son service. Il doit tenir en compte non seulement de la performance de chaque membre de l’équipe, mais également de leur personnalité. Il s’agit de mettre en place une organisation de travail tout en considérant les facteurs de motivation des membres afin que les collaborateurs s’investissent le mieux. Le Program board résulte donc d’une analyse préalable, il permet de faire ensuite une planification visuelle. C’est un outil qui permet de bien répartir le travail au sein d’une équipe. Une étape qui ne devrait pas être prise à la légère dans l’organisation et la planification du travail.
Comment élaborer un tableau de répartition des tâches ?
Pour répartir le travail au sein d’une équipe, le manager doit faire une définition de chaque poste et leur relation sur une fiche de description qui contient le poste, ses moyens matériels et humains, son degré d’autonomie, ses tâches et missions et sa place dans l’entreprise. Les travailleurs participent également dans l’analyse des tâches. Utilisez des fiches d’autoanalyse pour cette analyse. Il consiste à noter dans un tableau les différentes tâches à faire et leur heure de début et de fin. L’analyse doit ressortir le travail à faire, la personne chargée du travail, tous les détails et le temps pour faire le travail ainsi que le lieu, les méthodes et les procédures à appliquer. Le manager s’appuie sur différents critères afin de réaliser un Program board, tels que le temps de travail, les compétences, les habitudes et la culture de l’organisation, les aspirations personnelle et professionnelle, ainsi que les qualifications de chacun. Pour bien analyser un tableau de répartition, il est nécessaire d'identifier les activités à confier à un groupe de travail et de vérifier si les tâches relèvent bien du groupe indiqué. Pour cela, le manager devrait savoir si chaque personne chargée des tâches données a les compétences requises pour mener à bien les missions confiées. Le temps imparti pour accomplir les tâches devrait aussi être réaliste pour une meilleure efficacité au travail.
Importance de réaliser un tableau des tâches
Il est primordial de faire un tableau des tâches au sein d’une entreprise car cela permet la visualisation des attributions de chacun dans une équipe. Le recensement des tâches déjà effectuées et l’identification des tâches à accomplir ainsi que les personnes qui doivent les réaliser pour une période donnée doivent aussi y figurer. Par conséquent, ce Program board conduit à une performance améliorée car il va faire sortir la chronologie et le positionnement des activités, les erreurs à corriger comme les activités superflues ou redondantes. Un travail mal réparti au sein d’une organisation provoque des coûts cachés, du stress, des tensions entre le responsable et l’équipe voire des accidents de travail. La réalisation de ce tableau des tâches est importante car elle permet à l’équipe de prioriser les tâches et de faire une comparaison de l’avancement des activités dans le temps réel par rapport aux prévisions. Elle permet également de connaitre les différents facteurs de risques du projet. Elle permet aussi la simulation des hypothèses probables, pessimistes ou optimistes.