Vous avez depuis peu envisagé de passer à la solution PIM (Product Information Management) mais vous ignorez par où commencer ?  Sachez d’abord que la mise en place d’un logiciel PIM au sein d’une organisation est un projet à part entière. C’est pour cela que le lancement d’un appel d’offres spécifique s’impose. Cet appel d’offres est l’aboutissement d’une procédure rigoureuse qui comporte plusieurs étapes.

Appel d’offres pim : analyse préalable du marché

Dès qu’un projet est lancé, l’entreprise doit désigner une personne qui se chargera de la conduite de l’appel d’offres pim. Par ailleurs, il faudra mettre en place une équipe dédiée aux compétences pluridisciplinaires, comprenant par exemple des employés du service marketing et commercial. Tout au long des étapes, l’implication de l’équipe est l’assurance du succès et d’une entière adhésion au changement, à travers chacun des collaborateurs de la société. Après la définition des rôles, l’entreprise doit collecter toutes les informations concernant le marché du PIM. De même, les intervenants principaux ainsi que leur position doivent être identifiés à ce stade. Pour s’informer, l’entreprise peut consulter diverses sources sur Internet, tels que les blogs, les articles de presse, etc.  Cette étape préliminaire va permettre à la société d’avoir une idée plus précise du marché. Cela va aussi aider à prendre conscience des logiciels qui peuvent être proposés. À cette phase de la procédure, l’entreprise peut enfin contacter des partenaires potentiels. Ce premier pas dans la collaboration avec ces derniers va permettre de clarifier les besoins. D’un autre côté, l’entreprise disposera de certains ordres de grandeur en termes de coûts ou de contraintes techniques. N’hésitez pas à consulter le site goaland.fr à ce sujet.

Préparation du dossier pour la consultation

Après la phase d’analyse générale du marché, le maître d’ouvrage doit passer à la constitution d’un dossier pour la sélection pim. En effet, ce dossier doit être aussi clair que possible, en plus d’être bien structuré. Disposer d’un dossier exhaustif est essentiel, car cela permet aux prestataires de cerner les besoins de la société et de comprendre ses attentes dans l’usage du logiciel. Par la suite, lorsque le dossier est prêt, la prochaine étape consiste à soumettre celui-ci à une première sélection de prestataires (idéalement au nombre de cinq au moins). Après réception des dossiers par l’entreprise, celle-ci va étudier, comparer et évaluer chaque offre. Cela mène à la quatrième étape, qui est le complément des dossiers. Ensuite, chaque prestataire sera invité à faire une présentation de sa solution. Les meilleures options feront l’objet d’un entretien avec le candidat titulaire. 

Appel d’offres pim : création d’une liste limitative

Après la rencontre avec les fournisseurs, il est recommandé d’établir une liste réduite qui contiendra les trois prestataires les plus intéressants. Vous pourrez alors avoir des échanges approfondis avec eux. À ce stade, une justification personnalisée qui s’appuie sur l’ensemble de données de test fourni par l’entreprise est nécessaire. Par exemple, il peut s’agir d’un export Excel personnalisé ou d’une modification des tarifs selon les lots. Généralement, un « Proof of Concept » est chargé d’effectuer cette démonstration. En imposant le même ensemble de contraintes à chaque solution PIM, cela rendra la comparaison plus facile et plus objective. Dans le cadre de l’appel d’offres pim, il est essentiel d’exiger des fournisseurs qu’ils travaillent dur pour soumettre des POC. La sélection pim a un impact significatif sur l’entreprise, la production et l’équipe.

Cela peut générer un nouveau mode de travail, de nouvelles procédures ainsi qu’un nouveau logiciel. Ceci étant, le professionnalisme et l’attention sont de mise pour faire un choix éclairé du pim qui correspond le mieux. Par ailleurs, c’est à ce stade du projet que les aspects financiers, techniques, contractuels et fonctionnels sont présentés.

Étape finale : choix du prestataire et contrat

Les maîtres d’ouvrage peuvent choisir un fournisseur de services après toutes les étapes précédentes. Ils doivent également revenir vers les candidats non retenus pour leur expliquer les points qui ont motivé leur choix, sachant qu’il n’est pas suffisant de se baser sur des critères financiers. En réalité, le but de cette dernière étape est de finaliser et signer les documents contractuels qui contiennent tous les éléments de négociation. Choisir un partenaire compétent et fiable revient à conduire un appel d’offres de qualité et à veiller à ce que l’utilisation du PIM soit efficace. Cependant, il convient de souligner que pour atteindre cet objectif, un document de consultation fiable contenant un formulaire d’appel d’offres concis et structuré doit être établi. À l’aide de ce tableau, vous pouvez vous fier aux normes pertinentes. Vous pouvez ensuite procéder à la sélection pim. Grâce à ce logiciel, vous pouvez gagner du temps et limiter les risques d’erreurs de devis et d’achat.

De plus, le logiciel pim  garantit un système de suivi client beaucoup plus efficace, que cela concerne les impayés ou a gestion portefeuille clients au sens large.